Processkartläggning

ISO 9001 kräver att en verksamhet ska arbeta processbaserad. En processkarta är ett sätt att rita upp sin verksamhets alla aktiviteter och flöden. Utmaningen är att illustrera något som stämmer överens med verkligheten, och också att arbeta i enlighet med sina fastsatta processer. Med en bra processkarta blir det enklare för hela verksamheten att få koll på hur man arbetar. Så hur går man tillväga för att rita upp detta?

Skillnad på organisationskarta och processkarta

Första steg är att förstå skillnaden mellan en klassisk organisationskarta och en processkarta.

En organisationskarta är en vertikal beskrivning av verksamheten. Den skiljer mellan avdelningar och hierarki. En fara om man arbetar enbart utifrån en organisationskarta är att man betraktar verksamheten som i silos där varje avdelning arbetar för individuella mål utan att man tar hänsyn till hur dessa hör ihop i helheten.

En organisationskarta säger inget om vad vi gör, vem som gör vad eller varför vi gör det.

 

En processkarta visar däremot organisationen som ett system där kunder, produkt och arbetsflöden hänger ihop. Det blir då möjligt att se hur arbetet utförs och rör sig genom de olika avdelningarna.

 

 

 

Processkartläggning i praktiken

Det finns många metoder för att kartlägga processer. En metodik vi använder rätt mycket är att samla en arbetsgrupp som består av olika roller i företaget. Därefter genomgår vi tillsammans följande steg:

1. Individuell brainstorming: Alla funderar på frågan: vad gör vi i vår verksamhet? Vad gör jag? Och skriver gula lappar med stickord. Tid ca 10 min.
2. Lapparna upp på väggen: Var och en får presentera sina lappar och sätta upp dom på väggen.
3. Sortera lappar: gruppera de lappar som liknar/hör ihop. Lappar som rör ledning ska överst och ingår i kategorin ”Ledningsprocesser”, lappar som stödjer företagets verksamhet ska nederst och tillhör kategorin ”stödprocesser”. Mitt i mellan finns alla lappar som utgör företagets ”kärnprocesser”. Tid ca 10-15 min
4. Försök namnge varje grupp. En bra regel är att försöka använda ett verb och ett substantiv. Till exempel: ”leverera anbud” i stället för ”anbudsleverans” Då får man en aktiv processkarta, inte en passiv.

Skapa processkartan

För att sedan skapa processkartan krävs ett verktyg. I SIMPLI Manage är detta fundamentet för all information i ledningssystemet. Systemets startsida kommer utgöras av en processkarta där man klicker sig in till de rutiner och resurser som tillhör respektive process. Detta kan vara:

• Dokument och checklistor
• Definierade aktiviteter
• Risker, lagar och krav
• Relevanta mål